Richtlijnen - EXCA of Western Europe

EXCA OWE wedstrijden
Regels voor, tijdens en na de wedstrijd en op de wedstrijdlocatie
Op tijd inschrijven voor een wedstrijd1.
Online inschrijven kan tot de laatste woensdagavond voor de wedstrijd.
Controleer ook individueel of jullie EXCA nummer nog geldig is (ten voordele van het doorgeven van jullie punten naar EXCA USA).
Indien de ruiter te laat is om in te schrijven kan deze niet meer deelnemen aan desbetreffende wedstrijd.
Wij vragen dan ook online via www.excaowe.com in te schrijven en maximaal online te betalen, zo kan het secretariaat hun werk doen en de startlijsten op tijd ter beschikking stellen van de ruiters, jury en speaker.
Startlijsten worden opgemaakt na afsluiten van de inschrijvingen en zullen nog vóór de wedstrijd gedeeld worden via Facebook en Messenger.
Tijdens de nog steeds bestaande Covid periode wordt gevraagd om 2 begeleiders door te geven, indien van toepassing moeten deze namen (voornaam én familienaam) met een telefoonnummer aan ons overgemaakt worden vóór het afsluiten van de inschrijvingen.
2. Dag van de wedstrijd op tijd aanmelden aan het secretariaat.
De openingsuren van het secretariaat kunnen variëren (in functie van het weekendverloop) en zullen op voorhand gecommuniceerd worden in de groepen op Facebook en Messenger.
Indien van toepassing kan bij het aanmelden ook nog cash betaald worden voor jullie deelname(s) aan deze wedstrijd.
Het document voor de wedstrijd ondertekenen, zo zijn wij ook op de hoogte van jullie aanwezigheid.
Niet blijven hangen rond het secretariaat wanneer jullie de nodige papieren moeten invullen, zo kunnen jullie mederuiters ook sneller hun formulier afhalen en invullen.
Het boekje van jullie paard(en) steeds bij hebben bij aanmelding op het secretariaat voor mogelijkse controles. De inentingen kunnen steeds gecontroleerd worden door het secretariaat, juryleden en/of het bestuur. Meer info m.b.t. vaccinaties vind je Paardenpunt Vlaanderen, BCP en Equibel, wij beroepen ons op het Dierengeneeskundig Reglement Clean van deze laatstgenoemde (reglement).

3. Aandachtspunten m.b.t. het secretariaat
Geen glazen, bekers… meer plaatsen aan het secretariaat. Dit ter preventie voor schade aan de laptop, printer en documenten.
Bij vragen, gelieve de juiste persoon van het bestuur of de werkgroep aan te spreken en de mensen van het secretariaat hun werk eerst te laten doen.
Wanneer het secretariaat de punten moet uitrekenen na de wedstrijd, wordt er gevraagd deze mensen even met rust te laten zodat men geen fouten maakt, het zijn jullie punten!
Blijf steeds beleefd en geduldig indien je vragen, opmerkingen… hebt om elke vorm van ergernis te vermijden.
4. Vóór de wedstrijd
Er wordt eerst een rondgang gedaan met de Jury/bestuur van het parcours zodat iedereen op dezelfde golflengte zit tijdens het verloop van de wedstrijddag.
Er zal een briefing gegeven worden door de Jury voor de wedstrijd, deze zal eerst doorgaan voor de eerste categorieën, vóór de Youth zal er een nieuwe briefing gegeven worden voor de volgende categorieën.
Het pistepersoneel is ook aanwezig bij de eerste briefing, zo hebben ook zij een idee over het verloop en waarop ze moeten letten bij het mogelijks terugplaatsen van obstakels.
5. Inrijpiste
Op tijd inrijden is alvast een aanrader, zorg dat jullie op tijd klaar staan wanneer het jullie beurt is.
Geef elkaar de ruimte in de inrijpiste, ga niet te vroeg inrijden maar ook zeker niet lang blijven staan na jullie run (een 5-tal minuten uitstappen dat kan wel). Zo geven jullie plaats aan ruiters die na jullie nog aan de beurt komen.
Indien mogelijk wordt er op 2 cirkels gewerkt, één op linkerhand en één op rechterhand.
Als het niet mogelijk is om op 2 cirkels te rijden dan wordt samen beslist op welke hand gereden wordt.
Buitenkant van de cirkels/inrijpiste is voor galop, iets meer naar binnen voor draf en de binnenkant voor stap.
Indien je een Spin, Stop, Back-up of Sidepass wil oefenen, moet je zorgen dat je anderen niet hindert.
Niet-ruiters mogen in de inrijpiste. Dit moet op een veilige manier gebeuren m.a.w. deze mensen blijven dus buiten deze zone zolang men niet tussen de ruiters en paarden nodig is. Even helpen, een jas aannemen, lasso bevestigen... kan allemaal, maar blijf niet te lang tussen de paarden staan voor de veiligheid van uzelf en anderen.
De toegang tot deze piste moet altijd vrij blijven en geef ruiters de plaats binnen te komen en buiten te gaan.
Juryleden mogen de inrijpiste betreden om het gedrag en uitrusting te controleren en kan dit laten meetellen in jouw score voor Horsemanship. Een jurylid kan een ruiter (deelnemende combinatie) weigeren voor deelname aan een wedstrijd (Rulebook).

6. Wedstrijd
De Rulebook van EXCA wordt door jury en bestuur ter harte genomen, elke ruiter kan deze nalezen op de webpagina van EXCA of de hardcopy die ze krijgen bij hun lidmaatschapskaart.
Elke ruiter zorgt dat hij/zij op tijd met hun paard aan de ingang van de wedstrijdpiste staat.
Een groet naar de jury (wachten tot deze terug groet!) bevestigt vanuit beide standpunten dat men klaar is om aan de run te beginnen.
7. Algemene punten
Laat alle zones in en rond de wedstrijdlocatie ten allen tijde proper achter. Afval hoort in een vuilbak en mest moet opgeruimd worden.
Indien er om veiligheidsredenen aanpassingen moeten gebeuren aan de omstandigheden ter plaatse (pistegebruik, covidmaatregelen...), kunnen bestuur en jury hierover beslissen. Dit zal dan omgeroepen en gecommuniceerd worden ter plaatse (door speaker en pistepersoneel), gelieve hier respect voor te willen hebben.
Op de parking van de wedstrijdlocatie vertrouwen wij op een attente manier van parkeren, vooral op kleinere locaties.
EXCA OWE is een aangesloten organisatie bij Paardensport Vlaanderen (vroeger gekend als VLP), ruiters kunnen hun verzekering (C-I) jaarlijks aanvragen/verlengen via onze organisatie en zijn hierdoor ook verzekerd tijdens onze Challenges.
Elke ruiter is vrij om zich aan te sluiten bij één van de clubs/organisaties die lid zijn van Paardensport Vlaanderen.

PERSOONSGEGEVENS DIE WORDEN VERWERKT
EXCA O.W.E. VZW kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van EXCA O.W.E. VZW , en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website aan EXCA O.W.E. VZW verstrekt. EXCA O.W.E. VZW kan de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Uw voor- en achternaam
- Uw adresgegevens
- Uw telefoonnummer
- Uw e-mailadres
- Uw IP-adres
WAAROM EXCA O.W.E. VZW GEGEVENS NODIG HEEFT
EXCA O.W.E. VZW verwerkt uw persoonsgegevens om telefonisch contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt, en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen indien u telefonisch onverhoopt niet bereikt kunt worden.
Daarnaast kan EXCA O.W.E. VZW uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van het uitvoeren van een met u gesloten overeenkomst van opdracht, doorgaans bestaande uit juridische dienstverlening.
HOE LANG EXCA O.W.E. VZW GEGEVENS BEWAART
EXCA O.W.E. VZW bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Uw gegevens worden niet langer dan een jaar bewaard indien er geen overeenkomst met u tot stand komt.
DELEN MET ANDEREN
EXCA O.W.E. VZW verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
IN KAART BRENGEN WEBSITEBEZOEK
Op de website van EXCA O.W.E. VZW worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. EXCA O.W.E. VZW gebruikt deze informatie om de werking van de website
te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.
GOOGLE ANALYTICS
EXCA O.W.E. VZW maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de websitegebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties van EXCA O.W.E. VZW bij Google zoekresultaatpagina’s zijn.

De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie. U treft ook het privacybeleid van Google Analytics hier aan.
Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan EXCA O.W.E. VZW te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden.
Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken.
EXCA O.W.E. VZW heeft hier geen invloed op.
EXCA O.W.E. VZW heeft Google geen toestemming gegeven om via EXCA O.W.E. VZW verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.
GEGEVENS INZIEN, AANPASSEN OF VERWIJDEREN
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar cleaning-services.sd@telenet.be. EXCA O.W.E. VZW zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
BEVEILIGEN
EXCA O.W.E. VZW neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website van EXCA O.W.E. VZW maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door EXCA O.W.E. VZW verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met EXCA O.W.E. VZW op via
exca.owe@gmail.com www.excaowe.com is een website van EXCA O.W.E. VZW . EXCA O.W.E. VZW is als volgt te bereiken:
Postadres/Vestigingsadres Engstraat 100 bus ECR, 2340 Vlimmeren
Telefoon: 0475 58 55 66
BTW nummer: BE0689609622
E-mailadres: exca.owe@gmail.com

Exca of Western Europe

EXCA OWE wedstrijden

Regels voor, tijdens en na de wedstrijd en op de wedstrijdlocatie

Op tijd inschrijven voor een wedstrijd1.

2. Dag van de wedstrijd op tijd aanmelden aan het secretariaat.

3. Aandachtspunten m.b.t. het secretariaat

4. Vóór de wedstrijd

5. Inrijpiste

6. Wedstrijd

7. Algemene punten